生産性向上委員会:ほかの人の生産性を上げる仕組みを学ぶ

今回は英語記事の抄訳と所感です。

dribbble.com

5人のフリーランスデザイナーさんの生産性に関するTips、とでも訳したらいいでしょうか。

どうやって他の人たちが生産性を上げているのか、気になるところです。早速紹介してきましょう。

1. 生産性アプリを捨てる/使わない(Ditch the productivity apps)

アナログなTodoリスト、紙にやるべきことをリストアップするやり方なんですが、私もたまにこの方法を使います。デジタルツール、特にクラウドベースのツールの利点は、Todoリストがいつでもどこでも見られることですが、それでもしばしば抜け漏れが発生するわけです。「書く」手間がアナログに比べると少しかかるよね、というのは私自身も思うところです*1

この方法を紹介してくれているデザイナーさんは、デジタル/クラウドに頼らず、常にノートを持ち歩いているそうです。入力の手間もかからないだろうし便利ですよね。荷物がかさばるのが唯一のデメリット、というところでしょうか。

私の場合は、仕事が立て込んできて抜け漏れが出てくるといったんアナログに戻って情報を整理しなおす、という手法が一つ、もう一つが顧客との打ち合わせ時。ノートPCを出してよい場所であればノートPCでメモ帳なりタスクツールなりを起動してリストアップをすることがありますが、90%以上は(仮にノートPCを出していても)手書きメモの方が早いのでメモして後でデジタル化、というやり方をしています。

2. 締め切りの前に締め切りを設定する(Set a deadline before the deadline)

私もコレを実践しようとしています。というかヨメにこれと全く同じことを言われます。なんでも先に済ませておく。納期が早まる分にはクライアントは文句を言わない。という理屈です。

紹介してくれたデザイナーさんも同じようなことを言っています。コレ、真理なのかもしれませんね...。

3. 「パレートの法則」の適用(The 80/20 Principle)

...まずは紹介しているデザイナーさんの弁を紹介しますね。

生産性を上げるために2つの考え方の領域が必要になってきます。そのうち一つはビジネスオーナーとしての領域です*2

ビジネスオーナーとしては、その日のタスクベースだけではなく四半期→月→日という見方をする必要があることに気が付きました。

そこで毎週、業務のブレークダウンをしてから、日々のタスクとして落とし込むのですが、毎日のタスクはメインのタスク1つ、それ以外のタスクいくつか、と決めています。

メインタスクは「パレートの法則(80/20)」に準拠して、「80%の結果を得られる20%のタスク」としています。

訳もイケてなくて恐縮ですが、いまいちわかりにくいというか...。たぶん1日の20%を、ある業務に関する80%の結果が得られる業務をメインに据えて、付随するかどうかは別にして、それ以外の業務を行っている、ということなのでしょう。

「今日できることの中で、月次目標/四半期目標に一番近づくことができることはなんだろう?」という自問をするようにしています。

ということを言っているように、結構GTDな考え方をしているようです*3

4. 電話を隠してしまう(Hide your phone)

「生産性」と電話は相性がよろしくないようで、以前もポモドーロテクニックを紹介したときにも、電話による中断は「トマト(作業単位)」の完了を妨げるので電話は「トマト」間の休憩時間等に行うように、と指示がありました*4

racchie.hatenablog.com

と書いたあとにデザイナーさんの言をみたらポモドーロテクニックって書いてありましたね。

ポモドーロテクニックを使うかは別にして、集中しているときに電話は取らないようにするのは生産性向上の基本なのかもしれません。

私はどうかと言うと、ポモドーロテクニックでの「問題点」が解消しがたいという経験があるので、電話は手元にあるスマホスタンドに置くようにしています。また、フィットネストラッカーを装着しているときであれば電話の着信はそちらでもわかるので、出る必要のある電話かどうかを見て、(営業系の電話がかかってくるので)必要がなければ居留守を使い、クライアントなど、わかっている人たちからの連絡であれば取る、というやり方をしています。その方がスマートな気がするんだけどどうなんでしょうね。

5. インターバル制を採用する(Work in intervals of time)

ポモドーロテクニックもそうなのですが、作業時間を区切ってしまうやり方を採用する方は多いようです。別のデザイナーさんは作業時間を30分に区切っていると紹介をしていますが、これは人それぞれなんだろうな、とポモドーロテクニックを一時期やっていた経験から、私自身は思っています。

要するに集中できる時間が「限られている」と思えば時間を区切ってしまえば集中と解放が繰り返されるだろうし、集中時間が継続して「ゾーンに入った」状態になれば、集中が途切れてしまうまで延々と作業し続ける、というハイブリッドな感じです。タスクを分けることは成果報酬を得られる*5という面ではとても有益ですが、数時間くらい集中が続くこともたまにあるのでそういう時はポモドーロテクニックのアラームすら邪魔に感じてしまうと思うんですが。

何かの参考になれば

私自身がそうですが、実際にやってみて、これが「実践できるのか」「実戦投入できるのか」の2点を確認してから業務に活かしていかなければいけません。手段が先にくるのではなく、あくまでも目的があっての手段です。 例えば、4番の「電話に出ない」は、私は在宅フリーランスなので基本的に可能なわけですが*6、クライアントとの契約の内容によっては電話に出なければいけないというケースも当然発生しうるわけです*7

なので、あくまでも参考までにというスタンスでご紹介をしている次第です。

*1:メールで細かいタスクの依頼があって、それをスマホで見ていてスマホでツールに登録するとかいうケースは多いと思います。今朝トイレでそんな作業をしていました...。

*2:もう一つは明記されていませんがデザイナーとしての領域でしょうね。

*3:GTDの中ではパレートの法則との関連性については言及をしていませんが、俯瞰的視点が必要であることは述べています。ちなみに「7つの習慣」ではパレートの法則と俯瞰的視点が関連付けられていた気がするんだけど、もう一度読み直してみますね。

*4:この記事書いたの1年半前ですよ...。

*5:もちろん報酬と言っても「やり切った感」でしかないのですが。

*6:ちなみに私は、電話については出られるときは必ず出るようにしています。仕事中の例外として、ゾーンに入っているときは出ないくらいでしょうか。

*7:クライアント先常駐中にそのクライアント担当者から電話があっても出ないという選択肢はないはずです。